Vaaja perustettiin noin kaksi vuotta sitten. Yksi ensimmäisistä asioista, jotka tulivat eteen yritystä perustettaessa, oli käytettävien sovellusten päättäminen. Tämä oli melkein ensimmäisenä työlistalla, koska Vaajan kaltaisen yrityksen liiketoimintaa on hyvin hankala harjoittaa ilman siihen soveltuvia työkaluja. Tunnistettiin, että tarvittaisiin sovellukset ainakin kirjanpitoon, laskutukseen, työajan kirjaamiseen, asiakkaiden hallintaan, etäpalavereihin, tiedostonhallintaan, raportointiin, sovelluskoodin hallintaan ja yleiseen kommunikointiin. Kaiken tämän lisäksi näiden sovellusten tulisi vielä kommunikoida edes jollain tasolla keskenään, ja hinnoittelumallikin pitäisi olla uudelle yritykselle sopiva. Jokaisen sovelluksen tulisi olla skaalautuva Vaajan kasvun mukana ja niiden ylläpitämiseen pitäisi kulua mahdollisimman vähän aikaa. Vaajalaisilla on laaja kokemus Microsoftin eri työkaluista, ja yritys kuuluu Microsoftin kumppaniverkostoon, joten valtaosa sopivista työkaluista löytyi luontevasti kyseisen yrityksen sovelluspaletista.
Käydään läpi valitut sovellukset ja niiden käyttötarkoitukset Vaajan kontekstissa:
Netvisor
Käyttötarkoitus: Kirjanpito, tuntikirjaukset ja laskutus
Muista sovelluksista poiketen taloushallinnon sovellus päädyttiin valitsemaan Microsoftin tuotepaletin ulkopuolelta. Valintaan vaikutti edullinen hinnoittelu aloittavalle yritykselle ja Vaajan käyttämän kirjanpitotoimiston tuki kyseiselle sovellukselle. Vaajalla Netvisoria käytetään kirjanpitoon, tuntikirjauksiin, laskutukseen ja lakisääteiseen kirjanpidon raportointiin. Netvisorin standardiraportit eivät kattaneet kaikkia Vaajan tarpeita, ja siksi osa raporteista onkin toteutettu Microsoftin Power BI:llä. Näissä raporteissa Netvisor toimii kuitenkin datan lähteenä.
Teams
Käyttötarkoitus: Etäpalaverit, tiedostojen hallinta ja yleinen kommunikointi
Harvassa ovat ne IT-alan yritykset, joilla ei ole jonkinlaista sovellusta etäpalavereiden pitämiseen. Vaajalla päädyttiin Microsoft Teamsiin. Teams oli kaikille ennestään tuttu, ja se oli osa Microsoftin Business Premium -lisenssiä, jonka mukana saatiin myös Office-työkalut, Outlook, SharePoint ja OneDrive, joita ei ole erillisinä kokonaisuuksina listattuna.
Azure
Käyttötarkoitus: Käyttäjien hallinta, automaatiot, verkkosivut
Vaikka suorasta yksittäisestä sovelluksesta ei puhutakaan, on hyvä mainita Azure-pilvialusta ja Vaajan tällä hetkellä käyttämät komponentit sen osalta. Azure toimii myös oivana oppimis- ja testiympäristönä, koska useat Vaajan työntekijät hyödyntävät Azurea myös asiakastöissä.
Azure Logic Apps
Logic Appsia käytetään Vaajalla erilaisiin automaatioihin ja datan siirtämiseen. Logic Apps mm. muistuttaa Vaajalaisia joka perjantai tuntikirjausten osalta, kertoo Teamsissa Vaajan info-postiin tulevista viesteistä ja huolehtii Vaajan nettisivujen kontaktilomakkeen prosessoinnista.
Azure Static Web App
Vaajan nettisivuille tarvittiin hostauspalvelu, ja siinä päädyttiin käyttämään Azure Static Web Appia. Valinnan syyksi voisi mainita Microsoftin ja edullisen hinnan, mutta rehellisesti sanottuna olen halunnut pitkään rakentaa jotain Static Web Appien päälle, ja nyt oli siihen oiva tilaisuus. Verkkosivuille on sekä testi- että tuotantoympäristöt.
Microsoft Entra ID
Käyttäjien ja lisenssien hallintaan käytetään Microsoft Entra ID:tä, koska lähes koko sovelluspaletti tulee Microsoftin takaa.
Azure DevOps
Käyttötarkoitus: Sovelluskoodin hallinta, ylläpito sekä julkaisuputket
Azure DevOpsia käytetään Vaajan verkkosivujen sekä erinäisten firman sisäisten lähdekoodien ylläpitoon. Azure DevOps on myös oiva paikka harjoitustöiden jakamiseen ja toiminnallisuuksien testaamiseen ja harjoitteluun. Vaajan verkkosivuille on käytössä julkaisuputket, jotka helpottavat ja nopeuttavat verkkosivujen ylläpitoa merkittävästi.
Power BI
Käyttötarkoitus: Raportointi
Vaajan palkkamalli on sidottu asiakaslaskutukseen, ja vastaavaan tarkoitukseen ei löytynyt suoraa raporttia Netvisorin raporttivalikoimasta. Päädyttiin rakentamaan räätälöity raportti Power BI:llä, mistä jokainen vaajalainen voi tarkistaa oman tuntimääränsä ja jokaiselle kuukaudelle tulevan provisio-osuuden. Power BI käyttää Netvisoriin kirjattua tuntidataa datalähteenä. Power BI on käytössä myös muiden taloushallinnon asioiden raportoinnissa ja talouden analysoinnissa.
Dynamics 365 Sales
Käyttötarkoitus: Asiakkaiden ja leadien hallinta
Uusimpana tulokkaana otettiin käyttöön Dynamics 365 Sales, jota käytetään asiakkaiden ja leadien hallintaan. Vaajan työntekijät olivat jo ennestään tuttuja D365 Salesin käytöstä asiakastöiden takia, ja se oli osa Microsoftin partneripakettia, joten työkalun valinta oli aika suoraviivainen.
Kuinka paljon kustannuksia näistä kaikista sovelluksista sitten koituu? Vaajalla on kirjoitushetkellä 8 työntekijää, ja valtaosa sovelluksista on hinnoittelumalliltaan sidottuna käyttäjien lukumäärään. Vaaja on osa Microsoftin kumppaniverkostoa, ja valtaosa Vaajan käyttämistä lisensseistä kuuluu Microsoftin partneripakettiin, joka tekee lisensseistä merkittävästi edullisempia Vaajan kokoiselle yritykselle. Alla olevat hinnat ovat laskettu kirjoitushetkellä olevista listahinnoista:
Netvisor Core:
Listahinta 165 €/kk
Microsoft Business Premium:
Listahinta 164,8 €/kk (20,6 €/ käyttäjä /kk)
Azure:
Hinnoittelu vaihtelee käytön mukaan. n. 10 €/kk (valtaosa komponenteista lähes ilmaisia)
Azure DevOps:
Ilmainen (Tällä hetkellä viisi käyttäjää. Seuraavat käyttäjät 6€ / käyttäjä / kk)
Power BI Pro:
Listahinta 75,2 €/kk (9,40€/käyttäjä/kk)
Dynamics 365 Sales Professional:
Listahinta 304 €/kk (60,80 €/käyttäjä/kk)
Listahinta yhteensä: 719 €/kk
Microstin Partner Success Core Benefits paketti maksaa 895$ / vuosi ja sisältää valtaosan yllämainituista lisensseitä ja paljon muuta. (tarkemmat tiedot: https://learn.microsoft.com/en-us/partner-center/membership/partner-success-core-benefits )
Näin reilun kahden vuoden kokemuksella voin sanoa, että olemme onnistuneet rakentamaan kattavan sovellusarkkitehtuurin, joka tukee yrityksen liiketoimintaa ja kasvua. Jokaisen työkalun käyttöön ja käyttöönottoon on löytynyt osaaja firman sisältä ja ulkoista apua ei olla tarvittu ollenkaan. Ylläpitotyötä on tullut lähinnä verkkosivujen tietojen päivittämisestä, raporttien muokkaamisesta ja uusien käyttäjien lisäämisestä järjestelmään. Seuraavana työlistalla on D365 Salesin räätälöinti ja erinäisten prosessien automatisointi Vaajan tarpeisiin Power Platformin työkalujen avulla.
Jos kaipaat apua yrityksesi järjestelmähankintoihin tai haluat parantaa olemassa olevaa järjestelmäkokonaisuutta, meiltä Vaajalta löytyy oikeat henkilöt sinua auttamaan.