Projektipäällikön merkitys ERP-hankkeessa

Teksti on kirjoitettu yhteistyössä Copilotin ja kovista kovimman projektipäällikön kanssa.

ERP-hankkeet (Enterprise Resource Planning) ovat monimutkaisia hankkeita ja vaativat tarkkaa suunnittelua sekä tehokasta johtamista. Projektipäällikön rooli tällaisissa hankkeissa on kriittinen, sillä hänen tehtävänään on varmistaa, että projekti etenee aikataulussa, pysyy budjetissa ja saavuttaa asetetut tavoitteet. Mitä ovat keskeiset osaamisvaatimukset, joita ERP-hankkeen projektipäälliköltä tulisi edellyttää, jotta saadaan aikaan onnistunut ERP-käyttöönotto asiakkaan näkökulmasta?
Osaamisvaatimukset

Johtamistaidot: Projektipäällikön on kyettävä johtamaan tiimiä, joka koostuu usein sekä sisäisistä että ulkoisista sidosryhmistä. Tiimin koko riippuu projektin laajuudesta, mutta yleensä ERP-hankkeissa on hyvin moninainen osaajajoukko. Projektipäälliköltä vaaditaan hyviä johtamistaitoja, kuten kykyä delegoida, motivoida ja ratkaista konflikteja. Nämä taidot ovat avainasemassa projektin onnistumisessa.

Liiketoimintaosaaminen: ERP-hankkeet vaikuttavat koko organisaation toimintaan, joten projektipäällikön on ymmärrettävä liiketoimintaprosesseja ja organisaation strategisia tavoitteita. Näiden asioiden ymmärtäminen auttaa projektipäällikköä valmistelemaan päätöksiä tukien liiketoiminnan tarpeita ja tavoitteita.

Tekninen osaaminen: ERP-järjestelmät ovat teknisesti monimutkaisia, joten projektipäällikön on ymmärrettävä järjestelmän toiminnallisuuksia, teknisiä vaatimuksia sekä järjestelmän prosesseja yleisellä tasolla. Tämä ei tarkoita, että hänen pitäisi olla ohjelmoija, mutta perusymmärrys tietokannoista, integraatioista ja järjestelmän arkkitehtuurista auttaa projektin vetämisessä isossa kuvassa.

Viestintätaidot: Selkeä ja tehokas viestintä on välttämätöntä missä tahansa IT-projektissa ja projektipäällikön on kyettävä kommunikoimaan selkeästi kaikkien sidosryhmien kanssa. Sidosryhmien henkilöiden osaaminen voi olla erilaista ja se tulee ottaa viestinnässä huomioon. Projektipäällikön viestintään kuuluu raporttien laatimista, kokousten johtamista ja sidosryhmien informointia projektin edistymisestä. Viestinnän onnistumista edesauttaa projektin alussa tehty viestintäsuunnitelma.

Riskienhallinta: ERP-hankkeet ovat alttiita monenlaisille riskeille, jotka voivat johtaa aikataulun viivästymisiin, budjetin ylitykseen ja teknisiin tai ohjelmallisiin ongelmiin. Projektipäällikön tehtävä on johtaa riskienhallintaa, ja yhdessä projektiorganisaation kanssa kyettävä tunnistamaan, arvioimaan ja hallitsemaan riskejä tehokkaasti. Tämä voi usein vaatia projektiorganisaation opastamista sekä edellyttää proaktiivista lähestymistapaa ja kykyä kehittää varasuunnitelmia.

Muutoksenhallinta: Muutoksenhallintaprosessi on kriittinen, jotta yrityksen johto ja henkilöstö saadaan sitoutumaan ERP-hankkeen mukanaan tuomiin uusiin toimintatapoihin ja järjestelmiin. Projektipäällikön on hyvä olla johdon apuna muutoksenhallintaprosessissa. Projektipäällikkö tehtäviin voi kuulua koulutuksen järjestäminen, viestintä ja tukitoimien suunnittelu. Projektin sisältöön kohdistuvat muutokset vaativat myös muodollisen muutoshallintaprosessin, jolla hallitaan projektin laatua ja laajuutta.

Analyyttiset taidot: Projektipäällikön on kyettävä analysoimaan tietoa ja tekemään päätöksiä sen perusteella. Tämä tarkoittaa kykyä luoda ja tulkita projektin mittareita, seurata edistymistä ja tehdä tarvittavia muutoksia projektisuunnitelmaan.



ERP-hankkeen projektipäällikön rooli on monipuolinen ja vaativa. Onnistuminen edellyttää laajaa osaamista johtamistaidoista, liiketoimintaosaamisesta, teknisistä taidoista sekä muutos- ja riskienhallintaa. Hyvä projektipäällikkö pystyy yhdistämään nämä taidot ja johtamaan projektin menestyksekkäästi maaliin.

Sisäinen vai ulkoinen projektipäällikkö?

ERP-projektin onnistumisen kannalta sekä ulkoisella, että sisäisellä projektipäälliköllä on omat etunsa ja haasteensa. Projektipäällikön valinnassa on hyvä ottaa huomioon eri näkökulmat.

Sisäisen projektipäällikön valinnan etu on siinä, että henkilö tuntee organisaation kulttuurin, prosessit ja avainhenkilöt, mikä voi helpottaa projektin sujuvaa etenemistä. Tiedonkulku on ainakin näennäisesti helpompaa, kun sisäinen projektipäällikkö voi kommunikoida ja jakaa tietoa organisaation sisällä. Sisäisen projektipäällikön haasteena on yleensä ajankäyttö, jos henkilöllä on myös muita aikaa ja huomiota vaativia työtehtäviä. Sisäisen projektipäällikön objektiivisuus voi myös olla haaste, hän voi kohdata paineta tehdä kollegoita miellyttäviä päätöksiä, mikä voi osaltaan vaikuttaa projektin lopputulokseen.

Ulkoisen projektipäällikön valinnan haasteena on se, että henkilö ei välttämättä tunne organisaation kulttuuria ja prosesseja yhtä hyvin kuin sisäinen projektipäällikkö. Myös luottamuksen rakentaminen vie aikaa, ja ulkoisen projektipäällikön voi olla haastavampaa rakentaa luottamusta ja yhteistyötä organisaation sisäisten tiimien kanssa. Mutta ulkoisen projektipäällikön etuna on se, että hän tuo mukanaan laajan kokemuksen ja asiantuntemuksen eri projekteista, mikä voi olla erityisen hyödyllistä monimutkaisissa ja haastavissa projekteissa. Ulkoinen projektipäällikkö on puolueeton ja voi tehdä rohkeita sekä objektiivisia päätöksiä ilman organisaation sisäisiä paineita. Hän voi myös keskittyä täysin projektiin ilman muita organisaation sisäisiä velvoitteita.

Valinta ulkoisen ja sisäisen projektipäällikön välillä riippuu pitkälti organisaation tarpeista ja projektin luonteesta. Jos projekti on erityisen monimutkainen ja vaatii laajaa asiantuntemusta, ulkoinen projektipäällikkö voi olla parempi vaihtoehto. Toisaalta, jos organisaation tuntemus ja sisäinen tiedonkulku ovat kriittisiä, sisäinen projektipäällikkö voi olla sopivampi valinta.

ERP-käyttöönotto tai -versionvaihto tulossa? Meiltä löydät asiantuntevat ja kokeneet projektipäälliköt viemään hankkeesi onnistuneesti maaliin. Ota yhteyttä!