Kumppanuus ja yhteistyö järjestelmähankkeissa

IT-ala muuttuu ja kehittyy vauhdilla. Tämä muutos on tavoittanut meistä jokaisen, riippumatta onko itse IT-alan vihkiytynyt syväosaaja, tietojärjestelmiä työssään hyödyntävä asiantuntija tai moderneja, teknologian mahdollistamia, palveluita käyttävä kuluttaja. Viime aikoina tekoälyyn liittyvä uutisointi on ollut kiivasta, mutta muutos on alkanut jo paljon aiemmin esimerkiksi järjestelmien pilveistymisen, uusien digitaalisten palveluiden syntymisen ja alustatalouteen nousevien toimijoiden kautta.

Yritysten näkökulmasta kehitys tarkoittaa tietojärjestelmien ja IT-alan palveluiden hankinta- ja käyttömallien muuttumista. On tavallista, että järjestelmäkokonaisuuksien toimittamiseen ja hallintaan liittyy aiempaa useamman tahon ja sidosryhmän välistä yhteistyötä. Järjestelmiä hankitaan enenevissä määrin palveluna, jolloin hankkivan yrityksen omien kyvykkyyksien fokus siirtyy yksityiskohtaisesta teknisestä tietotaidosta liiketoimintaosaamisen ja liiketoiminnan tavoitteiden tuntemisen suuntaan.

Yritykset investoivat satoja tuhansia, jopa miljoonia euroja järjestelmähankkeisiin, odottaen arvoa, hyötyjä, tehokkuutta ja sujuvuutta operatiiviseen tekemiseen. Nopea teknologian kehitys yhdistettynä hankintamallien muutokseen ja monitoimittajaympäristöjen yleistymiseen nostaa esille kriittisen kysymyksen yhteistyön tekemisen tavoista.

Harmillisen usein tietojärjestelmien yhteydessä tulee vastaan perinteinen, jopa vanhahtava, toimintamalli: asiakas - toimittaja- suhde. Näissä suhteissa osapuolet ovat monelta osin etäisiä ja suhde perustuu sopimuksellisten velvoitteiden tai tiukasti kirjattujen määritysten täyttämiseen. Päällepäin osapuolten yhteydenpito voi olla tiivistä, mutta siinä ei tosiasiallisesti keskitytä molemminpuolisen kestävän arvon tuottamiseen, vaan pykälien lukemiseen ja ”oman pesän” suojaamiseen.

Lehtiä lukiessa monet meistä on nähnyt uutisia erilaisista ja kokoisista järjestelmähankkeista, joissa lopputulos ei ole täyttänyt odotuksia. Epäonnistumiset johtuvat monista syistä, aina väärän ratkaisun valitsemisesta heikkoon käytettävyyteen tai aikataulu- ja kustannusraamien pettämiseen. Vaikka pintatasolla epäonnistumisten syyt ovat monet, pohjalla ne usein kiteytyvät osapuolten poikkeaviin tavoitteisiin ja erilaiseen kuvaan hankkeiden laajuudesta, toteutuksesta ja vaatimuksista.



Millä keinoin voimme taklata näitä kiusallisia pulmia?

Modernissa toimintaympäristössä yritysten välisen yhteistyön tulisi perustua kumppanuuteen. Kumppanuuden näkökulma korostaa se, ettei kestävä kilpailuetu synny yhden yrityksen sisältä, vaan muodostuu suhteista ja yhteistyöstä toisten kanssa. Kumppanuuden ytimenä on sitoutua pitkäkestoiseen yhteistyöhön valittujen osapuolten kesken, tehden luottamuksen vallitessa yhteistyötä yhteisten, molemmille arvoa tuottavien, tavoitteiden saavuttamiseksi. Olennaista on niin riskien kuin saavutusten jakaminen.

Kumppanuutta käsittelevä kirjallisuus osoittaa, että tärkeimmät kriteerit kumppanuuksien valinnassa ja onnistumisessa ovat luottamus, avoimuus sekä kumppanin tuottama laatu ja arvo. Nykyaikaisessa IT-ympäristössä hinnan merkitys on vähentynyt. Henkilökemia on tärkeä tekijä kaikilla kumppanuuden tasoilla, kuten ovat myös ketteryys, joustavuus ja kyky toimia osana arvoverkkoa ja monitoimittajaympäristöä.

Moderni teknologinen ympäristö on suuri ja monimutkainen. Jokainen ongelma voidaan tyypillisesti ratkaista usealla eri tavalla tai järjestelmällä. Tällöin on viisasta keskittyä tietyn teknologian tai tuotteen sijasta tavoitteiden ja liiketoimintaongelmien ymmärtämiseen, ja vasta sen jälkeen hahmotella soveltuvimmat ratkaisut. Toisaalta yhteistyössä ja kumppanuuksissa pitkäjänteisyys, rehellisyys ja aito halu jakaa sekä tavoitteita että saavutettuja hyötyä tuovat lopulta parhaan kokonaistuloksen. Liiallinen byrokratia ja jäykät toimintamallit ovat myrkkyä menestymiselle. Yhteistyön malleja ja menestyksekästä kumppanuutta ei voi, eikä kannata, myöskään ulkoistaa tekoälylle.

Parhaissa ja onnistuneimmissa näkemissäni hankkeissa tiukasti samaan hiileen puhaltava tiimi työskentelee yhteisen menestyksen eteen. Tällöin tavoitteista, yhteistoiminnasta ja haasteita on puhuttu rehellisesti ja avoimesti. Fokus on pidetty tiukasti yhteisessä onnistumisessa ja arvontuotossa, ei määrityksiin tehtyjen kirjausten pilkuntarkassa lukemisessa tai toisten sormella osoittelussa. Haasteellisiinkin tilanteisiin parhaat ratkaisut löytyvät aina yhdessä tehden, ja haluan kaikkia tähän rohkaista, vaikka se välillä haastaisikin perinteisempiä käytänteitä.

Miten avoimuus, ketteryys ja pitkäjänteinen yhteistyö näkyvät teidän kumppanuuksissanne?